Alertes documentaires

Ce sont des dispositifs d’avertissement personnalisés que vous pouvez fixer grâce aux interfaces et aux systèmes de veille intégré dans les bases de données documentaires. Ils vous aident à rester au courant des dernières publications sur un sujet ou un auteur spécifique, de manière automatisée. Ils utilisent des technologies du courriel et RSS qui sont relativement simple à utiliser. La plupart des outils et bases de données qui offrent ce service requièrent la création d’un compte.

Processus « type »

Chaque base de données possède ses propres interfaces, avec différentes icônes, menus, sous-menus et stratégies d’alertes, mais en général les mécanismes sont les mêmes :

1. Une fois sur la base de donnée, cliquez sur l’icône de buste humain, représentant le dossier personnel:
   • Créer un compte avec le fournisseur s’il est inexistant;
   • Connectez-vous à votre compte lorsque c’est fait (notez que la connexion personnalisée ne remplace pas les accès institutionnels lié à l’ENAP mais s’y superpose. Vous êtes donc reconnu comme membre de l’ENAP et membre personnel ayant droit à certains privilèges comme les alertes).
2. Cliquez sur « Recherche simple » ou « Recherche avancée », si nécessaire;
3. Effectuez votre recherche;
4. Cliquez sur l’icône ou l’expression correspondant à la fonctionnalité d’alerte;
5. Remplissez les champs du formulaire qui apparait, surtout ceux lié au courriel d’envoi, s’il n’est pas déjà enregistré dans votre compte, les précisions sur les données d’alerte (données de recherche, seulement les documents ajoutés récemment, tous les documents y compris les récents, etc.) et finalement la temporalité de l’alerte (fréquence et date d’arrêt);
6. L’alerte vous sera envoyé par courriel et vous aurez à entrer à nouveau dans la base de données via authentification personnalisée pour accéder à votre profil de recherche enregistré. 

Noter qu’il est possible d’arrêter à tout moment l’envoi des alertes en retournant dans votre compte fournisseur personnel et en modifiant l’alerte. Aussi, il est possible de créer un fil RSS, qui est moins intrusive mais aussi plus complexe à gérer. Voir la section plus bas à ce sujet.

Sofia ne permet pas de créer d'alertes automatisées mais vous pouvez tout de même enregistrer vos recherches pour les retrouver plus tard. Il est normal que le nombre de résultats soit différent d'un moment à un autre avec cette fonctionnalité, puisque la recherche enregistrée s'applique au bassin documentaire en cours selon les critères sélectionnées. Voir la section appropriée dans le "Guide d'utilisation Sofia" pour les détails.

La technologie RSS est assez ancienne en terme de numérique mais demeure encore aujourd’hui toujours utilisée dans les bases de données et même plusieurs sites Web publiant des informations périodiquement. Il s’agit principalement d’un lien Web utilisant la technologie XML et permettant d’accéder à des mises à jour de contenu Web directement dans un logiciel permettant la visualisation de cette information (voir liste plus bas). Pour utiliser la technologie RSS, vous avez donc besoin 1) de l’hyperlien et 2) du logiciel/webiciel approprié. Dans le domaine documentaire, cela est utile pour visualiser les nouveautés publiées par un fournisseur directement dans vos outils numériques (cela évite les courriels répétitifs).

Fonctionnement général

Sur le Web ou dans les bases de données académiques, le RSS est un hyperlien. Cet hyperlien, souvent symbolié par un icône orange avec des ondes, est parfois personnalisable selon vos besoins documentaires et, pour cette raison, se situe souvent dans des endroits stratégiques de pages Web :

• Section des alertes (requiert un log in);
• En haut de la page web, près des autres options;
• En bas complètement de la page, près des hyperliens de contact et à propos (sur les blogues par exemple). 

Il est possible que vous ayez à remplir un formulaire pour générer l’hyperlien qui vous servira ensuite dans votre logiciel ou webiciel (par exemple la fréquence de mise à jour, le sujet, etc.). Voici quelques logiciels ou webiciels que vous pouvez utiliser pour lire ces hyperliens RSS :

• Outlook;
• Feedly;
• Newsblur;
• Inoreader;
• Et plusieurs autres…

 Dans Outlook, la procédure est assez simple une fois que vous avez ajouté une boite courriel à gérer:

1. Sous un compte courriel donné, cliquer « Abonnements RSS »;
2. Cliquer « Ajouter un nouveau flux RSS »;
3. Dans le champs requis, collez l’hyperlien de votre flux RSS;
4. Cliquez « Ajouter ». Il suffit ensuite de cliquer sur les flux RSS ainsi enregistrés pour consulter les nouveautés associées.